Documentation de AdmiSco : Questions/Réponses (F.A.Q)

Questions/Réponses (F.A.Q)

 

Oui, AdmiSco peut fonctionner via un réseau local.

Pour cela, il suffit d'installer un serveur HyperFileSQL sur un ordinateur accessible en réseau local et de configurer AdmiSco sur chaque poste client pour utiliser une base de données sur ce serveur.

Se rendre sur [Maintenance .. Emplacement des données] pour configurer le mode d'accès aux données.

Note : AdmiSco peut théoriquement fonctionner via une connexion Internet, sauf qu'un temps de latence important ou un débit assez faible ou moyen peuvent entraîner de sérieux ralentissements lors de l'utilisation. Il est déconseillé d'utiliser AdmiSco via une connexion Internet.

 

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AdmiSco peut fonctionner en trimestres ou en semestres.

Oui, AdmiSco gère les séquences : chaque période (trimestre ou semestre) peut être subdivisée en 2 ou 3 séquences. AdmiSco supporte donc jusqu'à 9 séquences par année scolaire.

AdmiSco propose des bulletins de notes trimestriels, semestriels, séquentiels et annuels.

 

Aller dans [Fichiers .. Etablissement .. Notes et bulletins .. Type de périodes] pour changer le type de période (trimestres ou semestres)

Aller dans [Fichiers .. Etablissement .. Notes et bulletins .. Nombre maximal de séquences par période] pour définir le nombre de séquences.

Aller dans [Fichiers .. Configuration du calcul des moyennes] pour associer des notes à des séquences.

 

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Le changement de l'ordinateur contenant la base de données de AdmiSco nécessite le respect de deux points :

1 - La récupération des données

Il faut effectuer une sauvegarde des données sur l'ancien ordinateur pour la restaurer sur le nouveau.

Pour effectuer la sauvegarde des données, aller dans [Maintenance .. Gestion des sauvegardes] et cliquer sur le bouton [Nouvelle sauvegarde]

Copier ensuite cette sauvegarde sur un support.

Pour restaurer la sauvegarde sur le nouvel ordinateur, aller dans [Maintenance .. Gestion des sauvegardes] et cliquer sur [Restaurer une autre sauvegarde], puis sélectionner la sauvegarde du support.

   

2 - Le calcul d'une nouvelle licence

En effet, la licence est calculée en fonction des informations de l'établissement (nom, adresse et ville) ainsi que du numéro du disque dur contenant la base de données.

Le changement de l'ordinateur des données entraîne l'invalidation du numéro de licence.

Deux possibilités sont offertes pour calculer le nouveau numéro de licence :

¤ Sauvegarde/restauration de l'ancienne licence sans passer par le fournisseur

Sur l'ancien ordinateur :

   - Aller dans [? .. Changer ou demander la licence]

   - Cliquer sur le bouton [Générer le fichier de restauration de licence]

Sur le nouvel ordinateur :

   - Aller dans [? .. Changer ou demander la licence]

   - Cliquer sur le bouton [Restaurer une licence précédente]

(Il est conseillé de générer un fichier de restauration de licence dès la première utilisation pour pouvoir la restaurer à tout moment)

 

¤ Demande d'un nouveau numéro de licence auprès du fournisseur

Sur le nouvel ordinateur :

   - Aller dans [? .. Changer ou demander la licence]

   - Envoyer une demander de licence (bouton [Envoyer la demande])

Le fournisseur reçoit la demande et vous envoie la nouvelle licence pour votre nouvelle configuration.

Si l'ordinateur à changer ne contient pas les données de AdmiSco (données installées sur un autre serveur), il n'y a rien à faire à part réinstaller AdmiSco.

 

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Il y a deux solutions pour demander une licence dans ce cas :

Solution 1 : envoi de la demande depuis un point d'accès Internet

   - Aller dans [? .. Changer ou demander la licence]

   - Cliquer sur le bouton [Envoyer la demande]

   - Copier le texte généré par AdmiSco (bouton [Copier])

   - Sauvegarder ce texte sur un support amovible (clé USB, ...) et l'envoyer à l'adresse admisco@yahoo.fr depuis un point d'accès Internet (cybercafé, ...)

 

Solution 2 : sauvegarde/restauration d'une licence d'un ordinateur avec accès Internet

   - Installer AdmiSco sur un ordinateur avec accès Internet

   - Aller dans [? .. Changer ou demander la licence]

   - Cliquer sur le bouton [Envoyer la demande]

   - Envoyer la demande de licence (bouton [Envoyer])

   - Dès réception de la licence, renseigner la licence reçue dans le champ [Nouveau numéro de licence]

   - Cliquer sur le bouton [Valider]

   - Aller dans [? .. Changer ou demander la licence]

   - Bouton [Générer un fichier de restauration de licence]

   - Copier le fichier généré sur un support amovible (clé USB, ...)

   - Sur AdmiSco installé dans l'établissement, aller dans [? .. Changer ou demander la licence]

   - Cliquer sur le bouton [Restaurer une licence précédente]

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AdmiSco propose le processus suivant pour le paiement des salaires :

1 - Édition du bordereau général de règlement

Aller dans [Edition .. Etat comptable .. Bordereau général de règlement] pour éditer et imprimer le bordereau général de règlement ainsi que les bulletins de solde de chaque employé (superviseur, enseignants et agents divers)

Cette partie permet de calculer le salaire net en fonction des paramètres définis pour chaque employé (taux horaire, primes, retenues)

Cliquer ensuite sur le bouton [Vers opérations diverses] pour transférer les montants nets du bordereau général de règlement vers la comptabilité.

 

2 - Saisie d'opérations diverses pour créditer les comptes du personnel

AdmiSco ajoute automatiquement le compte de contrepartie de chaque compte employé.

Créditer le compte de chaque employé en saisissant le montant dans la colonne [Crédit]

Débiter le(s) compte(s) de contrepartie.

Enfin, valider les opérations diverses (réservé au superviseur)

 

3 - Retrait caisses espèces pour payer le personnel

Aller dans [Saisie .. Caisses .. Retraits caisse espèces] pour payer les employés.

Il suffit de sélectionner le compte de l'employé, saisir le montant à retirer et de valider.

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Suivre le processus suivant pour le paiement des fournisseurs :

Créer des comptes de charge, exemples :
   - 32001 - Alimentation
   - 32002 - Achat matériel informatique et technique
   - ...
   - 32XXX - XXX

Créer des comptes fournisseurs, exemples :
   - 401001 - Fournisseur 01
   - 401002 - Fournisseur 01
   - 401XXX - Fournisseur XX

Créditer le compte du fournisseur et débiter le compte des charges en passant par la fenêtre de saisie des opérations diverses
   - Option de menu [Saisie .. Caisse .. Opérations diverses]
   - Sélectionner un compte de charges (exemple 32001)
   - Sélectionner un compte fournisseur (exemple 401001)
   - Saisir un montant à débiter pour le compte de charge
   - Saisir un montant à créditer pour le compte fournisseur
   - Valider l'opération diverse, cela aura pour effet

Payer fournisseur en passant par la fenêtre de retrait caisse espèces
   - Option de menu [Saisie .. Caisse .. Retrait caisse espèces]
   - Sélectionner le compte fournisseur (créditeur donc)
   - Saisir le montant à retirer et valider

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Il suffit d'imprimer l'image en fond de page en définissant une transparence sur une pile de feuilles. Utiliser ensuite cette pile de feuilles pour l'impression du rapport.

 

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Quand acheter votre licence ?
AdmiSco est vendu sous forme de licences annuelles. Une licence valable pour une année scolaire permet de travailler sur toutes les années scolaires précédentes.
Exemple : une licence valable jusqu'à la fin du premier, second ou troisième trimestre de l'année scolaire 2013-2014 permet de travailler sur les années scolaires 2012-2013, 2011-2012, ... etc.
Il n'est par conséquent pas possible d'acheter une licence annuelle pour l'année scolaire suivante si l'année scolaire en cours n'est pas encore terminée, pour la simple raison que la licence de l'année scolaire suivante pour permettra de travailler gratuitement sur l'année scolaire en cours.
Si l'année scolaire en cours n'est pas terminée, vous avez 3 possibilités :
  1. Acheter une licence pour l'année scolaire en cours tout de suite, puis acheter la licence de l'année scolaire suivante avant son troisième trimestre.
    • Exemple : on est au mois de mai 2014 (année scolaire 2013-2014), et vous souhaitez imprimer les bulletins du troisième trimestre, clôturer l'année scolaire 2013-2014, il faut donc acheter 1 licence avant la fin de l'année scolaire en cours, ensuite vous pourrez acheter la licence de l'année scolaire suivante avant son troisième trimestre.
  1. Acheter deux licences simultanément : une pour l'année scolaire en cours et une autre pour l'année scolaire suivante.
    • Exemple : on est au mois de mai 2014 (année scolaire 2013-2014), et vous souhaitez imprimer les bulletins du troisième trimestre, clôturer l'année scolaire 2013-2014 et continuer à travailler sur l'année scolaire 2014-2015, il faut donc acheter 2 licences avant la fin de l'année scolaire en cours.
  1. Attendre la fin de l'année scolaire en cours pour acheter la licence de l'année scolaire suivante. Dans ce cas vous ne pouvez pas imprimer les bulletins du troisième trimestre ni clôturer l'année scolaire en cours.
    Nous vous vendons la licence pour l'année scolaire suivante juste avant son début, soit à partir du 15 juillet.
    Note : une licence valable jusqu'à la fin du premier ou second trimestre de l'année scolaire en cours vous permet de travailler sur le premier trimestre de l'année scolaire suivante mais ne vous permet pas de clôturer l'année scolaire en cours ni d'imprimer les bulletins de son troisième trimestre.

Comment acheter votre licence ?
Nous avons des distributeurs agréés dans certains pays qui peuvent demander des frais supplémentaires correspondant à l'installation, la maintenance, la formation, ...
Il est nécessaire de passer par le distributeur présent dans votre pays, si tel est le cas, pour acquérir une licence annuelle.
La liste des distributeurs est accessible via l'option de menu [? .. Distributeurs agréés] du logiciel.

Comment demander une licence ?
La demande de la licence est à faire directement depuis AdmiSco, en passant par l'option de menu [? .. Changer ou demander la licence]
Si nous recevons la demande de la licence avant le paiement, nous vous envoyons une licence valable 1 trimestre ou semestre gratuitement pour vous débloquer et vous permettre d'utiliser AdmiSco en attendant la réception du paiement correspondant à la licence demandée.

Modes de paiement :

  • Virement bancaire
  • Chèque
  • Western Union, MoneyGram (ou équivalent)
Notes :
  • Les frais de transfert sont à la charge du client
  • Nous contacter avant le transfert pour les détails nécessaires en fonction de votre choix
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